In der anspruchsvollen Rolle eines Chefs oder einer Führungskraft jonglieren Unternehmensleader mit zahlreichen Verantwortlichkeiten, und es ist keine Seltenheit, dass die Zeit knapp wird, um alles eigenhändig zu erledigen. Diese permanente Balance zwischen strategischer Führung und operativen Pflichten erfordert kluge Entscheidungen, um die eigene Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Leistung des Teams zu fördern.

Delegieren wird oft missverstanden. Es bedeutet nicht, Verantwortung abzuschieben, sondern eine bewusste Wahl, die Stärken Ihres Teams zu nutzen und es zu befähigen, in seinen Fähigkeiten zu wachsen. Durch geschicktes Delegieren schaffen Sie als UnternehmensverantwortlicheR nicht nur Raum für unternehmerisches Denken, sondern stärken auch die Bindung und das Vertrauen zwischen Ihnen und den Mitarbeitenden.

In diesem Artikel geht es um die Herausforderungen, vor denen Sie als ChefIn oder Führungskraft stehen, und ich zeige Ihnen, warum das Delegieren ein entscheidender Schritt ist, um sich auf die wichtigsten Unternehmeraufgaben zu konzentrieren und Ihr Team zu stärken. Lassen Sie uns gemeinsam entdecken, wie Sie das Delegieren nicht nur als Mittel zur Entlastung, sondern als strategisches Instrument für den gemeinsamen Erfolg in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Aufgaben erfolgreich delegieren und dabei ein gutes Gefühl behalten

Doch wie delegieren Sie Aufgaben erfolgreich? Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen:

1. Machen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuellen Tätigkeiten und unterteilen Sie diese in Unternehmeraufgaben, Managerarbeit und Fachkraftaufgaben. Dann können Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie delegieren möchten und an wen. (Hierfür habe ich ein kurze Video-Anleitung aufgenommen. Wenn Sie Interesse daran haben, schreiben Sie an juttakeller@juttakeller.net und schicke Ihnen den kostenfreien Link zu.)
2. Achten Sie darauf, dass die Aufgabe für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter machbar und herausfordernd ist und dass sie oder er die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen hat, um sie erfolgreich zu bewältigen. Erklären Sie der Person klar und deutlich, was von ihr oder ihm erwartet wird, und stellen Sie sicher, dass sie oder er alle notwendigen Informationen hat. Oft kommen dann Widerstände zutage, denen Sie unbedingt mit Fingerspitzengefühl begegnen dürfen.
3. Geben Sie dem Mitarbeiter das Gefühl, dass er Ihr Vertrauen genießt und dass Sie an seine Fähigkeiten glauben. Ermutigen Sie ihn, Fragen zu stellen und bieten Sie ihm Unterstützung an, falls er sie braucht.
4. Setzen Sie klare Ziele und Deadlines und stellen Sie sicher, dass der Mitarbeitende diese versteht und umsetzen kann. Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt und geben Sie Feedback, um sicherzustellen, dass die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wird.
5. Seien Sie bereit, loszulassen und Vertrauen in Ihr Team zu haben. Delegieren bedeutet auch, dass Sie allen die Freiheit geben, die Aufgabe auf ihre eigene Weise zu erledigen. Vertrauen Sie darauf, dass diese das Beste geben werden und halten Sie sich zurück, wenn es darum geht, zu sagen, wie die Aufgabe auszuführen ist.
6. Vermeiden Sie es, die Kontrolle zu behalten und alles selbst machen zu wollen. Auch wenn es manchmal schwerfällt, dürfen Sie lernen, loszulassen und Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, sich zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen.
7. Seien Sie geduldig und bieten Sie jederzeitige Unterstützung an. Es ist normal, dass Mitarbeitenden beim Delegieren von Aufgaben Unterstützung brauchen und Fragen haben. Seien Sie bereit, ihnen zu helfen und ihnen Zeit zu geben, sich an die neue Aufgabe zu gewöhnen.
8. Nutzen Sie das Delegieren auch als Lernmöglichkeit für Ihre Teams oder einzelne Mitarbeiter. Wenn Mitarbeitende neue Aufgaben übernehmen, haben diese die Chance, neue Fähigkeiten und Erfahrungen zu sammeln und sich weiterzuentwickeln. Das stärkt den Zusammenhalt in der Firma erleichtert das soziale Miteinander und das Wachstum.

Die Vorteile der Delegation nutzen

Delegieren als FirmenverantwortlicheR ist nicht immer leicht, jedoch lohnt es sich. Es hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Unternehmeraufgaben zu konzentrieren und Ihr Team zu stärken. Mit etwas Übung und Geduld werden Sie lernen, wie Sie Aufgaben erfolgreich delegieren und Ihr Team dazu befähigen, eigenständig und effektiv zu arbeiten.

In vielen erfolgreichen Unternehmen wird Delegieren nicht als isolierter Akt betrachtet, sondern als kultureller Prozess, der durch klare Richtlinien und Praxisbeispiele gestärkt wird. In folgenden Beispiel teile ich die Erfahrungen hier eines Kunden von mir, der ein IT-Unternehmen in Köln leitet und sich auf Bau-Software spezialisiert hat. Das Unternehmen hat 26 Mitarbeiter. Zusammen haben wir dort eine schrittweise Strategie für das Delegieren eingeführt. Ich habe diese Erfahrungen zusammengefasst, damit jeder Manager die Schritte verstehen und in seinem eigenen Unternehmen umsetzen kann. Manchmal war es schwierig, weil nicht alle im Team die gleiche Richtung einschlugen. Jedoch in der Mitte des Projekts änderte sich die Situation plötzlich, und es ging schneller als von mir erwartet voran. Das hat mich sehr gefreut und das Team extrem motiviert dranzubleiben.

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Jetzt komme ich zum versprochenen Praxisbeispiel, wie in 9 Schritten in einem IT-Unternehmen mit circa 20-30 Mitarbeitenden eine Delegationsstrategie rasch und umsichtig zugleich umgesetzt werden kann.

Delegieren mit System in 9 Schritten (Zeitplan)

Schritt 1: Zunächst könnte der Geschäftsführer oder die Führungskräfte des Unternehmens eine Schulung oder ein Seminar für das gesamte Team zum Thema Delegieren anbieten, um die Vorteile und die richtige Umsetzung von Delegation zu vermitteln. (Dauer: 1 Tag)

Schritt 2: Anschließend könnte das IT-Unternehmen eine Delegations-Policy erstellen, die klar festlegt, wann und an wen Aufgaben delegiert werden können und welche Verantwortlichkeiten damit verbunden sind. (Dauer: 1 Woche)

Schritt 3: Die Firma könnte dann Mitarbeitende dazu ermutigen, mehr Verantwortung – als bisher – zu übernehmen, indem es ihnen beispielsweise die Möglichkeit gibt, Projekte oder Aufgaben selbstständig zu leiten oder an Entscheidungen aktiv teilzuhaben. (sofort)

Schritt 4: Es könnte auch regelmäßige Meetings oder Workshops anbieten, in denen das Team die Gelegenheit hat, seine Ideen und Lösungsvorschläge einzubringen und damit Verantwortung zu übernehmen.

Schritt 5: Das Unternehmen könnte auch spezielle Schulungen oder Weiterbildungen für Mitarbeitende anbieten, die sich für mehr Verantwortung interessieren, um ihre Fähigkeiten und Kompetenzen zu stärken. (über externe Anbieter)

Schritt 6: Die Organisation könnte auch regelmäßiges Feedback und Coaching für die Angestellten anbieten, die Verantwortung übernehmen, um sicherzustellen, dass sie die Aufgaben erfolgreich erledigen und dabei lernen. Dieser Schritt kann im Übrigen gut von externen Coaches begleitet werden.

Schritt 7: Das IT-Unternehmen könnte auch eine “Verantwortungszone” einrichten, in der Interessierte die Möglichkeit haben, erst einmal an einfacheren Themen zu lernen und zu üben. Danach dürfen diese eigene Projekte entwickeln und umsetzen, um damit ihre Fähigkeiten und Verantwortung intensiver im Alltag auszuprobieren und letztendlich ingesamt zu stärken. (1 Woche)

Schritt 8: Schließlich könnte das Unternehmen auch ein Belohnungssystem für die Angestellten einführen, die sich durch besondere Verantwortungsübernahme auszeichnen. Da solch ein Belohnungssystem jedoch mancherorts ein zweischneidiges Schwert ist, gilt es hier besondere Vorsicht bei der Einführung walten zu lassen. (1 Woche)

Schritt 9: Nach ein paar Monaten, spätestens nach einem halben Jahr, empfiehlt es sich, die implementierten Delegations-Prozesse einem Review, also einer Rückschau, zu unterziehen und im Team zu überlegen, ob und was noch optimiert werden kann und im Anschluss weitere Schritte aufzugreifen.

Dieser Zeitplan geht davon aus, dass jede der genannten Aktivitäten in der angegebenen Zeit durchgeführt werden kann. Es ist möglich, dass einige Aktivitäten schneller oder langsamer durchgeführt werden, abhängig von den individuellen Umständen in Ihrem Unternehmen und der Verfügbarkeit von Schulungen, Weiterbildungen und Coaches, wenn Sie Unterstützung von außen benötigen.

Es ist daher wichtig, den Fortschritt regelmäßig zu überwachen und gegebenenfalls den Zeitplan anzupassen. Am besten übertragen Sie das Thema als Projekt einem vertrauenswürdigen Mitarbeiter, der Lust und den nötigen Biss hat sich intensiv damit auseinanderzusetzen und das Projekt aus eigenem Antrieb vorantreiben möchte und nicht gleich bei der ersten Herausforderung das Handtuch schmeißt. Oder Sie holen sich einen Coach an die Seite, der einen Zeitplan aufstellt, das Team organisiert und das Projekt intensiv bei der Einführung der Delegations-Strategie begleitet.

Sie sehen also in weniger als 4 Wochen können Sie mit diesem Zeitplan schon einiges auf den Weg bringen und strukturiert starten, ohne gleich am Anfang Schiffbruch zu erleiden, weil es eventuell “Gegenwind” geben könnte, nur weil die einzelnen Schritte unklar sind oder die Mitarbeitenden nicht genau wissen, was sie erwartet.

Zusammenfassung: Delegieren bedeutet nicht, dass Sie sich aus der Verantwortung stehlen, sondern dass Sie Ihr Team dazu befähigen, eigenständig und effektiv zu arbeiten. Um Ihre eigenen Aufgaben erfolgreich zu delegieren, ist es wichtig, sich einen Überblick über Ihre eigenen, aktuellen Tätigkeiten zu machen und diese in Unternehmeraufgaben, Managerarbeit und Fachkraftaufgaben zu unterteilen. Achten Sie darauf, dass die Aufgabe, die Sie delegieren möchten, für den Mitarbeitenden machbar und herausfordernd ist und dass er die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen hat, um sie erfolgreich zu bewältigen. Erklären Sie dem Angestellten klar und deutlich, was von ihm erwartet wird und stellen Sie sicher, dass dieser alle notwendigen Informationen hat. Geben Sie dem Mitarbeiter das Gefühl, dass er Ihr Vertrauen genießt und dass Sie an seine Fähigkeiten glauben. Setzen Sie klare Ziele und Deadlines und überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt. Seien Sie bereit, loszulassen und Vertrauen in Ihr Team zu haben und bieten Sie Unterstützung an, wenn es notwendig ist, betreiben Sie jedoch kein Micro-Management.

Mein persönliches Fazit:

Mit System Delegieren ist eine Chance für Führungskräfte, sich wieder auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und das Team zu stärken. Klare Ziele und Deadlines sowie regelmäßiges Feedback sind jedoch wichtig, um sicherzustellen, dass die übertragene Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wird. Auch wenn es manchmal schwerfällt, ist es wichtig, Fehler bei den Angestellten zuzulassen ohne zu Meckern und vor allem loszulassen und dem Team die Freiheit zu geben, die Aufgabe auf seine eigene Weise zu erledigen. So bekommt das Team auch die Möglichkeit Neues zu lernen und sich aktiv weiterzuentwickeln.

Und zu guter Letzt: Hat sich der Firmenveranwortliche einmal fest dazu entschlossen mehr zu delegieren, darf dieser nicht wieder bei nächster Gelegenheit, davon abweichen, weil es einfacher scheint alles selbst zu machen. Also: Augen zu und durchhalten, liebe Chefin, lieber Chef!

Schreiben Sie mir gerne in den Kommentar, wie Sie in Ihrem Unternehmen mit dem Thema “Effektive Delegation zur Teamstärkung” umgehen und wie dies die Zukunftssicherung Ihrer Firma unterstützt.

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Auf meiner Webseite erfahren Sie mehr über mich und warum ich – Jutta Keller, Betriebswirtin, Qualitätsmanagerin, zertifizierter Business Coach – schon  mehr als 20 Jahre aufstrebende KMU-Chefs und Chefinnen bei der Entwicklung klarer Strategien und effizienter Abläufe für ein zukunftssicheres Unternehmen unterstütze.

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